Бюджет корпоратива: как посчитать и на чём не стоит экономить
Считать бюджет удобнее на человека в час, а не общей суммой: так видно, за что вы платите. К смете добавьте десять процентов на непредвиденное - их съедают такси, вода и мелкие докупки. Экономить безопасно на украшениях и ведущем, опасно - на количестве мест и на транспорте.
Посчитать свою сметуКалькулятор корпоративов: вводите людей и часы, видите сумму сразу.Открыть калькуляторСчитайте на человека, а не общей суммой
«Сто тысяч на корпоратив» ничего не говорит ни вам, ни руководству. Тридцать человек по три тысячи - уже разговор, в котором видно, дорого это или нет.
Расчёт на человека помогает и в другом: когда за два дня до выезда список меняется с тридцати на двадцать пять, вы за минуту пересчитываете смету, а не собираете её заново.
| Статья | Как считать | Пример на 30 человек |
|---|---|---|
| Активность | на человека или на единицу техники в час | велозаезд 2 часа: 48 000 ₽ |
| Еда | на человека | шашлык и напитки: от 1 000 ₽ на человека |
| Транспорт | на группу | автобус: 5 000-10 000 ₽ |
| Фото | на мероприятие | фотограф: от 5 000 ₽ |
| Запас | десять процентов сметы | около 6 000 ₽ |
Где прячутся скрытые расходы
Смета почти всегда вырастает, и почти всегда по одним и тем же причинам. Ни одна из них не связана с ценой основной активности.
- 1Транспорт. Про него забывают, потому что «все на машинах». Потом выясняется, что у трети машины нет, и вы срочно ищете автобус в субботу.
- 2Вода. Кажется мелочью, пока не считаешь на сорок человек в жару: это ящик, который надо привезти.
- 3Докупки на месте. Шары в пейнтболе, материалы на мастер-классе, дополнительный час, потому что понравилось.
- 4Простой. Ждали опоздавших сорок минут - это оплаченное время, если считается почасово.
- 5Мелочи для тех, кто приехал не готовым. Дождевик, кепка, пластырь. Стоит копейки, но кто-то должен об этом подумать.
Десять процентов запаса в смете говорят руководству, что вы считали не первый раз. Руководству такую строку защищать легче, чем внезапный перерасход.
На чём экономить можно
- Ведущий. Часто не нужен вовсе, а иногда мешает: люди сближаются в паузах, которые он вычищает программой.
- Оформление и брендирование. Шары с логотипом не сплотили ещё ни одну команду.
- Подарки каждому. Один общий приятный жест работает лучше, чем тридцать одинаковых сувениров.
- Длительность. Два часа вместо шести экономят половину бюджета и почти ничего не отнимают у впечатления.
- Будний день вместо выходного. Дешевле, свободнее, и люди не жертвуют личным временем.
На чём экономить не стоит
- Количество мест или единиц техники. Взяли на пять велосипедов меньше - и пятеро весь выезд сидят на лавке. Экономия в четыре тысячи покупает пятерых обиженных.
- Транспорт для тех, у кого нет машины. Эти люди просто не приедут, причём молча.
- Вода в жару. Тут экономия измеряется не в рублях, а в самочувствии.
- Инструктор или сопровождающий. На группе в тридцать человек всегда что-нибудь случается: цепь, седло, натёртая нога. Без человека с инструментом это ломает весь день.
- Запасная дата. Провести под ливнем «потому что уже заплатили» - худшая экономия из возможных.
Как это выглядит у нас
Велозаезд считается просто: 800 ₽ за велосипед в час, минимум десять велосипедов и два часа. В цену уже входит то, что у многих идёт доплатой: инструкторы с группой, аптечка, техпомощь на маршруте, подбор рамы по росту каждого участника.
Команда из тридцати человек на два часа - 48 000 ₽, это 1 600 ₽ на человека. Дальше вы сами решаете, добавлять ли еду, транспорт и фотографа.
| Команда | 2 часа | 3 часа | На человека за 2 часа |
|---|---|---|---|
| 10 человек | 16 000 ₽ | 24 000 ₽ | 1 600 ₽ |
| 20 человек | 32 000 ₽ | 48 000 ₽ | 1 600 ₽ |
| 30 человек | 48 000 ₽ | 72 000 ₽ | 1 600 ₽ |
| 50 человек | 80 000 ₽ | 120 000 ₽ | 1 600 ₽ |
Документы, из-за которых смета иногда рушится
Бывает так: HR согласовал сумму, а подрядчик не может выставить нормальный счёт. Дальше либо платить из своего кармана и потом объясняться, либо искать другого исполнителя за неделю до даты.
Спрашивайте про документы на первом же звонке, до обсуждения программы. У нас так: работаем от ИП, договор и закрывающие готовим сами, от компании нужны только реквизиты. Безнал - предоплата, наличными можно рассчитаться в день выезда.
Как защитить бюджет перед руководством
Слово «тимбилдинг» в служебной записке работает против вас: оно звучит как трата на развлечение. Лучше писать конкретно: что за мероприятие, сколько человек, сколько часов, что входит в цену.
Второй аргумент, который обычно срабатывает, - сравнение. Выезд на два часа стоит примерно как один рабочий день этих же людей. Дальше руководитель считает сам.
И третье: приложите смету со строкой запаса. Просьба «дайте ещё двадцать тысяч, мы не рассчитали» стоит доверия дороже, чем сами двадцать тысяч.
Коротко о главном
Сколько закладывать на корпоратив на одного человека?
Зависит от формата: от тысячи рублей за квест до четырёх и выше за сплав. Велозаезд на два часа - 1 600 ₽ с человека при любом размере команды, инструкторы и аптечка уже в цене.
На чём можно сэкономить без потерь?
На ведущем, оформлении, подарках каждому и длительности. Два часа вместо шести экономят половину сметы и почти не отнимают у впечатления.
Какие расходы обычно забывают заложить?
Транспорт для тех, у кого нет машины, воду в жару, докупки на месте и простой из-за опоздавших. Поэтому в смете нужна строка запаса примерно в десять процентов.
Какие документы нужны для оплаты от компании?
Договор и закрывающие документы готовим мы, от вас нужны только реквизиты. Работаем по безналу с предоплатой либо за наличные в день выезда.
